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    一、实现档案管理电子化

    档案是公司一切经营活动在财务核算管理的□终归集,是一个公司档案管理的核心,是记载企业历史和提供信息的宝库,档案是否完整直接关系到公司长远的利益能否得以保全。实现档案管理电子化即保证所有档案皆有电子档备份,方便管理与查阅。具体实施方案如下:

    (一)设定档案编码规则(共16位):

    1、第1至3位字母表示:所属公司名称;

    2、第4至5位字母表示:所属公司所属部门;

    3、第6至7位数字表示:档案大类;

    4、第8至11位数字表示:所属会计年度;

    5、第12至13位数字表示:所属会计月度;

    6、第14至16位数字表示:档案小类;

    以成陵财务部为例:ICLCW01201306001

    (二)档案分部门管理

    按照公司组织架构,将各个部门档案收集归档,按照部门分类归档;

    (三)具体操作

    1、按照编码规则各部门根据本部门档案类型设定档案大类,根据大类具体分类设置档案小类,形成整个公司的档案编码表

    2、分析档案编码表中存档资料性质,制定归档时间(每月的特定时间或每年的特定时间存档)、归档装订方式(按月存档按月装订或按月存档按年装订)、归档责任人等信息。

    3、公司档案管理人员对公司档案进行统一整理归档,建立完善的档案管理制度,达到公司档案完整,便于管理和查阅的目的。

    (四)可行性分析

    三大景区财务部从2014年4月份开始按该模式试行,截至到2015年3月31日试行满一年。通过这一整年的工作,财务档案管理基本进入电子化管理,为各个部门提供数据或查询资料效率明显。建议公司各个部门参照照财务部档案管理办法建立完善公司全部档案,实现档案管理电子化。

    二、实现业务流程网络化

    随着现代计算机网络的日趋普及,网络化办公的优点突显,推进网络化办公非常必要。我公司也应该将业务流程实现网络化,提高工作效率,减少人员成本。

    (一)进销存流程实现网络化

    在vwin德赢备用网址旅游管理系统中设立进销存模块,该模块可以按照部门设定,能够实现涉及财务票据、周转材料等的入库、退库、调拨、销售、使用等功能。在票据、周转材料等的入库、退库、调拨、销售、使用等环节有相应的操作员和审核人员。这样既减少了手工进销存的人工成本,又保证了进销存的准确性,也加强了票据、周转材料等在各个环节的管控。月末根据模块结存数对票据进行盘点,保证账实相符,账账相符。

    (二)财务报表实现网络化

    公司每个收入部门都会有专人做收入报表,交送财务,由财务进行核对。如果票据管理模块建成,售票室向财务领取的票据在售票室销售只需售票员点击生成报表按钮即可自动生成报表,由操作员传递部门审核人员,再有部门审核人员传递财务部相应会计进行网络报表审核,审核通过既生成报表,只要某个环节有误,返回操作员。整个操作过程可以解决纸质报表传递不及时的问题,减少专人做报表的人工成本。

    三、实现固定资产管理系统化

    为实现固定资产管理系统化,具体操作如下:

    (一)建立资产管理系统,资产分为两大模块,即固定资产和重要资产。在每一个模块下按照部门划分资产,各部门均有自己的登录端口。

    (二)购入新资产需要相关资产管理部门统一录入系统,在系统中填写资产调拨单,将资产调拨到使用部门,调拨单在系统中以电子单据的形式传递,传递过程中需要有调出人、调出部门领导、调入部门领导、使用人电子签字。

    (三)资产报废变卖需要相关使用部门生成资产报废单,报废单以电子单据传递,由使用人、使用部门领导、资产管理部门领导、资产管理员、公司领导一一审批。完成审批打印单据交送财务制单。

    (四)各部门随时登录本部门客户端,查询部门资产,对资产进行盘点核实,保证本部门资产与系统账面相符,出现资产盘盈盘亏情况马上办理相关处理手续。

    (五)资产盘点时固定资产明细需要和财务部固定资产卡片核对,与固定资产实物核对;重要资产明细与实物核对。

    固定资产管理系统化,可以减少资产的流失,避免重复购置资产,提高闲置资产的利用率,便于盘点。